Dit is waarom buiten de deur vergaderen veel effectiever is

Er zijn maar weinig mensen die echt dol zijn op vergaderen. Vaak wordt er urenlang gesproken in een muffe kantoorruimte en wordt er weinig tot niets bereikt. Niet bepaald bevorderlijk voor het enthousiasme. Mede hierdoor zijn steeds meer bedrijven op zoek gegaan naar een alternatief. Extern vergaderen bleek hierin het meest favoriet te zijn. Een vergaderruimte buiten de deur om samen te brainstormen over de belangrijkste punten die nu binnen het bedrijf spelen. Maar waarom kiezen steeds meer bedrijven voor locaties van bijvoorbeeld Easymeeting? Wat maakt extern vergaderen zo effectief?

Gefocuste medewerkers

Een vergadering buiten de deur vertelt direct iets over de urgentie van de meeting. Het voelt compleet anders dan halverwege de dag met z’n allen ergens een ruimte op kantoor innemen. Bovendien zijn er minder stoorzenders van buitenaf. Minder collega’s die plotseling binnen komen vallen of ongewenste gasten die per ongeluk de deur openen en de concentratie weer doen laten verdwijnen. Vergaderen binnen de eigen kantoorruimte is niet altijd even gemakkelijk en zorgt er soms ook voor dat de focus ver te zoeken is. Mede hierdoor wordt het lastig om echt goed te brainstormen.

Vergaderen buiten de deur levert niet alleen een toon van urgentie op, maar maakt ook dat medewerkers echt gefocust de vergadering beginnen. Ze komen niet eerst vanuit een andere meeting of een belangrijke werkafspraak, maar zijn echt afgereisd naar een mooie locatie om hier te vergaderen. Dit heeft ze wellicht ook de tijd gegeven om zich voor te bereiden, belangrijke stukken te lezen en simpelweg met een veel betere mindset de vergadering te beginnen. Dat levert onwaarschijnlijk betere resultaten op dan bij elke andere vergadering.

Meer inspiratie

Elke dag binnen dezelfde muren werken kan soms de inspiratie doen laten stilvallen. Je hersenen hebben soms ook gewoon vernieuwing nodig om zelf creatief te kunnen blijven. Een nieuwe locatie leidt ook tot nieuwe inzichten. Het biedt de mogelijkheid om weer andere verbindingen te leggen binnen het brein. Creatiever te denken. Dat zie je ook terug in het werk. Vergaderen op een externe locatie maakt dat mensen weer creatiever kunnen denken en een andere inspiratiebron kunnen gebruiken. Op die manier zul je veel meer creatieve ideeën horen, dan wanneer je tussen de muren van je eigen kantoor blijft.

Geen extra zorgen

Vergaderen kan soms erg lang duren. Daarom is het belangrijk om als werkgever met alles rekening te houden. Zo ook bijvoorbeeld met de catering. Hier kan veel tijd in gaan zitten. Tijd die je liever aan andere dingen zou besteden. Extern vergaderen is in dat geval een prima oplossing. Naast een mooie locatie wordt hier namelijk ook altijd de mogelijkheid tot catering of een borrel na afloop geboden. Op die manier weet je zeker dat je hier geen extra zorgen over zult hebben en is het voor jou ook beter mogelijk om je voor te bereiden en de vergadering in goede banen te leiden.